01
Latar Belakang & Profil Klien
Sebuah perusahaan manufaktur besar di kawasan industri Cikarang, yang memproduksi komponen otomotif, menghadapi volume pemesanan yang sangat tinggi dari berbagai distributor dan mitra bisnis. Setiap harinya, perusahaan menerima lebih dari 500 formulir pemesanan dalam format PDF, scan dokumen, dan bahkan fax. Proses input data secara manual oleh tim administrasi yang terdiri dari 20 orang memakan waktu rata-rata 3-4 jam per batch, dengan tingkat kesalahan mencapai 8-12%. Hal ini menyebabkan keterlambatan pengiriman, ketidakakuratan stok, dan keluhan pelanggan yang meningkat. Perusahaan menyadari perlunya solusi otomatis untuk mempercepat proses order entry tanpa mengorbankan akurasi. Mereka mencari sistem yang dapat diintegrasikan dengan ERP SAP yang sudah digunakan, serta mampu menangani berbagai format dokumen termasuk tulisan tangan. Setelah melakukan evaluasi terhadap beberapa vendor, mereka memilih Intilogy sebagai mitra implementasi karena pengalaman dan portofolio solusi AI yang terbukti.
02
Tantangan Teknis / Challenge
Tantangan utama yang dihadapi adalah variasi format dokumen pemesanan yang sangat beragam. Beberapa distributor mengirimkan formulir dalam format PDF dengan layout yang berbeda-beda, sementara yang lain menggunakan scan dokumen cetak yang kualitasnya rendah. Bahkan, ada beberapa mitra yang masih menggunakan fax dengan resolusi rendah. Selain itu, sekitar 30% dari pesanan mengandung tulisan tangan yang sulit dikenali oleh OCR konvensional. Sistem yang ada sebelumnya hanya mampu memproses 50 dokumen per jam dengan akurasi 70%, sehingga masih memerlukan verifikasi manual yang memakan waktu. Dari sisi infrastruktur, perusahaan memiliki server berbasis Lenovo dan HP yang sudah berusia 5 tahun, dengan kapasitas penyimpanan terbatas. Jaringan internal menggunakan perangkat Cisco yang perlu dioptimalkan untuk menangani lalu lintas data dari sistem OCR AI. Selain itu, integrasi dengan ERP SAP memerlukan API yang handal dan mapping data yang akurat. Keamanan data juga menjadi perhatian karena dokumen pemesanan mengandung informasi sensitif seperti harga dan data pelanggan. Perusahaan membutuhkan solusi yang dapat berjalan secara real-time dengan latensi rendah, serta mampu melakukan scaling saat volume pesanan meningkat hingga 2 kali lipat pada musim tertentu.
03
Solusi yang Diimplementasikan
Intilogy merancang solusi OCR AI Product Ordering yang terdiri dari beberapa komponen utama. Pertama, mesin OCR menggunakan teknologi dari Microsoft Azure Cognitive Services yang telah dilatih khusus untuk mengenali dokumen pemesanan dalam bahasa Indonesia dan Inggris. Kedua, algoritma AI berbasis deep learning dari VMware untuk meningkatkan akurasi pengenalan tulisan tangan hingga di atas 95%. Sistem di-deploy di atas infrastruktur HCI menggunakan appliance Dell yang terintegrasi dengan Synology untuk penyimpanan data primer dan backup. Untuk keamanan, diterapkan Fortinet firewall dan enkripsi end-to-end. Integrasi dengan SAP dilakukan melalui middleware custom yang dibangun dengan API RESTful. Proses implementasi meliputi instalasi, konfigurasi, training model AI dengan sampel dokumen klien, dan uji coba selama 2 minggu. Tim Intilogy juga melakukan optimasi jaringan networking dengan Cisco untuk memastikan throughput yang memadai. Selain itu, disediakan dashboard monitoring real-time dan sistem alert jika terjadi anomali. Pelatihan diberikan kepada 10 operator untuk mengelola sistem dan melakukan validasi data jika diperlukan.
04
Hasil & Dampak Bisnis / Result
Setelah implementasi, perusahaan berhasil memproses 500 dokumen pemesanan per jam dengan akurasi 98%, tanpa perlu verifikasi manual. Waktu pemrosesan per batch turun dari 3-4 jam menjadi hanya 15 menit. Tingkat kesalahan input data menurun drastis dari 10% menjadi di bawah 1%. Hal ini berdampak langsung pada pengiriman barang yang tepat waktu, dengan peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 25% berdasarkan survei internal. Dari sisi biaya, perusahaan menghemat sekitar Rp 1,2 miliar per tahun dari pengurangan tenaga kerja administrasi dan penalti keterlambatan. Selain itu, sistem backup dan disaster recovery menggunakan Veeam memastikan data aman dengan RPO kurang dari 1 jam. Integrasi dengan SAP memungkinkan update stok secara real-time, mengurangi risiko overstock atau stockout. Perusahaan kini dapat menerima pesanan dalam jumlah besar tanpa perlu menambah sumber daya manusia, dan siap menghadapi pertumbuhan bisnis di masa depan. Intilogy juga menyediakan layanan dukungan 24/7 dan pemeliharaan rutin untuk memastikan sistem tetap optimal.
